La durée de conservation des documents administratifs diffère d’un acte à un autre. Certains peuvent être conservés pour seulement quelques mois par contre d’autres doivent être gardés pendant des décennies. Souhaitez-vous avoir une idée du nombre d’années pendant lesquelles vous devez conserver vos documents administratifs ? Lisez ce guide pour le savoir.
Entre 2 à 5 ans
La durée minimale de conservation des documents administratifs à caractère commercial varie de 2 à 5 ans. Plusieurs dispositions du code de la consommation obligent à garder pendant au moins 2 ans certaines garanties et polices d’assurance. Pour ce qui est des déclarations en douane, vous devez les conserver sur 3 ans au moins. Les documents contractuels ainsi que les conventions conclues pour correspondances ou relations commerciales doivent pour leur part s’étendre sur 5 ans. C’est aussi le cas des traités de fusion et de fonctionnement d’entreprise, des registres des titres nominatifs et des mouvements. Il en est de même pour certaines pièces de gestion du personnel telles que les :
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bulletins de paie
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contrats de travail
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les fiches des primes et d’indemnités.
Les déclarations d’accident au niveau de la caisse primaire d’assurance maladie doivent aussi être conservées pour 5 ans au moins après leur usage.
Entre 5 à 10 ans
La plupart des documents comptables et fiscaux ont une durée de conservation de 5 à 10 ans. Ainsi, les pièces justificatives comme les bons de commande doivent être gardés pour 10 années après la clôture de l’exercice. C’est aussi le cas des factures clients, fournisseurs, des bons de livraisons et de réception. Les livres et registres font aussi objet de la même durée de conservation. Il en est de même pour les contrats d’assurance vie et de dommage corporel. Les factures liées aux travaux pour les gros œuvres au sein de votre logement doivent aussi être conservées pendant 10 ans minimum.
Plus de 10 ans
Le temps pour conserver certains documents administratifs peut varier en fonction de l’objet. C’est le cas des certificats de cession ainsi que des factures d’achats et de réparation automobile et d’appareil électroménager. Il en est de même pour les certificats de garantie ou des contrats et quittance de location d’immeuble ou de mobiliers. Certaines attestations Pôle emploi, les bulletins et relevés d’indemnités journalières des personnes retraitées sont aussi concernées. Ces pièces peuvent être conservées pendant plus de 10 ans. Certaines doivent même être gardées de façon permanente. Il s’agit entre autres du bulletin de paiement de la pension retraite du livret militaire et des attestations des services accomplis. Les carnets de vaccination, les cartes de groupes sanguins, les carnets de santé, le certificat et l’examen médical sont aussi à conserver de façon permanente.